Analisa Biaya Kegagalan Internal Pengendalian Mutu Produksi

Abstract

Spending too much operational costs are still become mainly problem in bisnis organization include PT DEF which move in Frozen Shrimp production. This is important for performing prevention act and reaction act to decrease this waste costs . The prevention act can be doing by performing HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point) In production process. Reaction act can be done by performing SPC (Statistical Process Control) analyze methode.
Before performing HACCP, the bisnis units are must be complied by pre-requisite programs which is SSOP (Standard Sanitation Operating Procedure) and GMP (Good Manufacturing Peractices). SPC analyze performed by problem identification, Pareto Diagram, Fishbone Diagram, and Control Chart Diagram. Calculating waste costs production performed after performing HACCP and performing SPC. The result of the study showed that HACCP at PT OEF has B level. Also error indicate in packing and labeling. Total loss of error is Rp. 12500 and loss of time was 75 minutes In 171 prodUction turnover.

KATA KUNCI : HACCP, SPC, SSOP, and GMP

Abstrak

Menghabiskan biaya operasional terlalu banyak masih menjadi masalah terutama dalam organisasi Bisnis meliputi PT OEF yang bergerak dalam produksi udang beku. Hal ini penting untuk melakukan pencegahan tindakan dan bertindak reaksi untuk mengurangi biaya limbah ini. Pencegahan tindakan dapat dilakukan dengan melakukan HACCP (Hazard Analysis dan Critical Control Point) Dalam proses produksi. Reaksi tindakan dapat dilakukan dengan melakukan SPC (Statistical Process Control) menganalisis metode. Sebelum melakukan HACCP, yang Bisnis unit harus dipatuhi oleh program pra-syarat yang SSOP (Standard Sanitation Operating Procedure) dan GMP (Good Manufacturing Peractices). SPC analisa yang dilakukan oleh identifikasi masalah, Pareto Diagram, Diagram Fishbone, dan Control Chart Diagram. Menghitung biaya produksi limbah dilakukan setelah melakukan HACCP dan melakukan SPC. Hasil penelitian menunjukkan bahwa HACCP di PT OEF memiliki tingkat B. Juga error menunjukkan dalam kemasan dan pelabelan. Total kerugian dari kesalahan Rp. 12.500 dan kehilangan waktu 75 menit Dalam 171 produksi omset.

KATA KUNCI : HACCP, SPC, SSOP, dan GMP

PENDAHULUAN

Persaingan yang semakin ketat pada sektor perikanan menuntut penerapan sistem manajemen mutu yang tepat. Hal ini disebabkan karena produk perikanan merupakan komoditas yang tepat rusak (perishable). Perdagangan bebas juga merupakan peluang bagi produk pangan Indonesia di pasar Intemasional apabila mutu dan keamanarinya terjamin. Penerapan manajemen mutu balk melalui sistem pembinaan dan pengawasan mutu terhadap produk perikanan sejak dari prapanen, panen, hingga pasca panen diharapkan mampu meningkatkan daya saing produk perikanan Indonesia di pasar internasional, dengan adanya sistem manajemen mutu yang balk juga akan mengurangi jumlah produk yang mengalami penolakan secara otomatis (auto detention) oleh negara-negara impotir, sehingga pada akhirnya secara ekonomi nasional dapat menambah devisa negara. Untuk mendukung penerapan manajemen mutu inl, dengan dilatarbelakangi pertahan sistem pengawasan mutu intemasional yang berdampak pada semakin ketatnya persyaratan ebpor produk perikanan, maka direktorat Jenderal Perikanan Tangkap melakukan reorientasl terhadap sistem pembinaan dan pengawasan mutu yang telah ditetapkan. dari yang bersifat end product inspection menjadi in prooess control, Hal tersebut dilakukan dengan mengembangkan sistem jaminan mutu (quality control) yang disebut " Program Manajemen Mutu Terpadu (PMMT)", Program tersebut dikembangkan berdasarkan konsepsi HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point), yaitu sistem pengawasan multi secara intemasional yang dlsepakati paling cocok untuk diterapkan pada industri makanan tennasuk perikanan dan SPC.(Statistical Process Control) yang merupakan salah satu metode dalam pengendalian mutu yang bersifat reaktif. Melalui metode ini, semua kemungkinan penyebab penyimpangan yang terjadi dalam proses produksi dapat dicatat sehingga dapat dilakukan pencegahan untuk kegagalan produksi yang akan datang dan penyebab terjadinya penyimpangan yang sama tidak terjadi lagi. Penerapan sistem manajemen pengendalian HACCP dan SPC ini dapat menjadi nilai tambah  sendiri bagi PT DEF bila didukungoleh manajemen yang baik dari perusahaan itu sendiri apabila dilihat dari sudut pandang ekonomi. Hal ini disebabkan karena dengan digunakan kedua sistem ini maka dapat menekan kerugian-kerugian akibat adanya biaya pembuangan (scrap costs) maupun  waktu pengerjaan ulang (teworlc time) untuk memenuhi spesifikasi dan mutu yang telah ditetapkan.

PERMASALAHAN

Kualitas atau mutu adalah sesuatu yang dapat di sempurnakan (Suardi 2003). Kualitas memerlukan suatu proses perbaikan yang terus menerus (Ariani, 2003). Menurut Gaspersz (1997) manajemen mutu terpadu adalah suatu cara memerlukan Performansi secara terus menerus. Sedangkan menurut Ariani (2003) penerapan manajemen mutu bertujuan untuk menghilangkan pemborosan dalam produksi. Penerapan sistem manajemen mutu ini memerlukan biaya biaya kualitas (Ariani, 2003) terbagi dua yaitu biaya untuk menghasilkan produk yang berkualitas dan biaya yang harus di keluarkan karena menghasilkan produk cacat. Analisis deskriptif yang digunakan adalah gambaran pelaksanaan sistem HACCP (Hazat Analysis and Critical Control Point) yang dilaksanakan melalui pendekatan sistem yang ditujukan untuk menjelaskan hubungan struktural dan inleraksi fungsional antar elemen sistem yang diidentifikasi. Sedangkan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi dalam suatu proses produksi digunakan alat analisis Diagram Pareto, analisis Brainstorming, dan Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram-Diagram tsb). Analisis kuantitatif digunakan untuk menilai efektifrtas dan efisiensi penerapan konsep sistem pengendalian mutu pada organisasi di PT DEF melalui evaluasi secara statistik terhadap jumlah produk yang rusak dengan menggunakan Pengendalian Proses Statistik (Statistical Process Control SPC) dan perhitungan temadap biaya kegagalan internal pengendalian mutu yang terjadi. Biaya Kegagalan adalah biaya-biaya yang berhubungan dengan kesalahan dan non konfirmasi (enors and nonconformance) atau biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan produk cacat yang ditemukan sebelum produk sampai ke konsumen (Ariani 2003). yaitu:

• Biaya yang dikeluarkan karena produk harus dibuang (scrap costs)

• Biaya pengerjaan ulang (reworlc costs)

• Biaya kegagalan proses (process failure costs)

• Price-downgrading costs  (Batasan dan Konsep Penelitian)

Kerugian adalah biaya yang harus dikeluarkan karena rnenghasilkan produk cacat baik dalam besaran biaya maupun dalam besaran waktu.Perhitungan biaya mutu pada penelitian ini hanya dibatasi pada tahap Pengemasan dan Perlabelan (Packing and Labeling). hal ini disebabkankarena tahap Pengemasan dan Perlabelan (PBCIdng 8IId Labeling) merupakan salah satu tahap akhir dalam produksi sebelum produk dipasarkan.

PEMBAHASAN

Analisis Penerapan HACCP

Penetapan Persyaratan Kelayakan Dasar Persyaratan ketayakan dasar yang harus dipenuhi sebeIum UPI (Unit Pengolahan Perikanan) beroperasj dibagi menjadi dua yaitu:

a) Prosedur Pelaksanaan Sanitasi Standar. (SanItation Standard Operating Procedured SSOP) SSOP yang dilakukan PT DEF yaitu:

1) Sanitasi peralatan produksi (keranjang. meja. pand, kotak) Prosedur yang dilakukan:

• Dicuci dan dibersihkan dengan menggunakan air bersih

• Pencucian dilakukan ketika mulai proses. seIama proses dan diakhir proses

• Dicatat dan diperltsa dengan menggunakan lembar audit sanitasi

2) Sanitasi dinding dan lantai Prosedur yang dilakukan:

• Dilakukan penyikatan lantai disertai dengan penyemprotan dengan

menggunakan air bersih yang diberi larutan Chforin 100ppm

•Pencucian dilakukan ketika mulai proses. se/ama proses dan diakhir proses

• Dicatat dan diperltsa dengan menggunakan lembar audit sanitasi

3) Sarung tangan dan pakaian luar ,Prosedur yang dilakukan:

• Semua karyawan harus mengenakan pakaian kerja selama di ruang proses

• Pakalan kerja karyawan harus selalu dicuci setiap kali seIesai produksi

• Karyawan tidak diperbolehkan keluar dari Nang produksl dengan menggunakan pakaian kerja

• Pakalan produksllangsung dibersihkan apabila jatuh ke lantai

• Dicatat dan diperltsa dengan menggunakan lembar audit sanitasi

4) Tempat cuci tangan dan kaki Prosedur yang dilakukan:

• Diletakkan di pintu masuk depan, pintu masuk belakang, pintu masuk samping dan sepanjang jalur proses

• Menggunakan larutan Chlonn sebesar 100 ppm untuk cuci kaki

• Dicatat dan diperiksa dengan menggunakan lembar audit sanitasi

5) Kesehatan pnbadi Prosedur yang dilakukan:

• Karyawan baru harus memiliki sertifikat kesehatan

• Karyawan yang sakit harus lapor dan tidak boleh terfibat dalam kegiatan

produksi

• Para karyawan secara teratur diberi pengarahan tanggung jawab terhadap

kesehatan pnbadi

• Karyawan tidak boleh berbicara, makan, dan minum di ruang produksi

• Dicatat dan diperiksa dengan menggunakan lembar audit sanitasi

b) Prosedur Cara Berproduksi yang Baik dan Benar (Good Manufacturing

PracticeslGMP) Untuk dapat menghasilkan produk yang baik, maka harus menggunakan prosedur cara yang baik dan benar pula. GMP (Good Manufacturing Practices) merupakan persyaratan kelayakan dasar yang kedua yang harus dipenuhi oIeh unit pengolahan perikanan (UPI) agar dapat mernproduksi produk yang berkualitas Hal ini disebabkan karena GMP mencakup segala tata cara atau peraturan untuk berproduksi yang baik dan benar sesuai dengan peraturan yang berlaku. PT DEF rnenggunakan tujuh prinsip (azas) penting HACCP yang telah digariskan Codex FAO (1993) sebagai "pedoman" peiaksanaan HACCP, yaitu:

1) Menyusun Analisis Bahaya (Hazard) dan Tindakan Pencegahan (Pmventive Measure) Tindakan ini dilakukan dengan cara rnengidentifikasi bahaya yang mungkin terjadi setiap tahap proses produksi dan menentukan tidakan pencegahan bahaya.bahaya yang mungkin timbul tersebut.

2) ldentifikasi dan Penentuan nik Kendali Kritis (Critical Control Point CCP) CCP adalah suatu tahap atau proses dimana pengendalian dapat diterapkan dan bahaya.dapat dicegah, dihilangkan, atau dikurangi sarnpai pacta batas toIeransi. Penentuan CCP dilakukan dengan menggunakan Decision Tree. penentuan CCP dilakukan untuk rnengidentifikasi tahap dimana pengendalian dapat diterapkan atau bahaya dapat dicegah, dihilangkan atau dikurangi sampai batas toleransi. Suatu proses produksi dikatakan bukan CCP biIa pada tahap atau proses tersebut tidak terdapat lindakan pencegahan dan tidak terdapat bahaya yang diidentifikasi yang dapat dikurangi sampai batas toleransi atau dihilangkan.

Analisls Biaya Mutu

Dari hasil pembahasan di atas maka dapat diketahui bahwa biaya mutu yang terjadi di PT DEF adalah biaya mutu yang terkait dengan kegagalan Intemal dalam pengendalian mutu. Biaya kegagalan internal pengendalian mutu yang terjadi berupa biaya pembuangan Me (scrap costs) dan waktu pengerjaan ulang (18Mlrlc time) yang dikeluarkan perusahaan. Perhitungan scrap costs yang terjadi dilakukan dengan cara menghitung besanya jumlah yang rusak, kemudian dengan harga  MC (Master Carlon). Sedangkan besamya teworic time yangdikeluarkan perusahaan dilihat pada besamya waktu yang dihabiskan untuk proses packing ulang (repacking).

KESIMPUlAN DAN SARAN

Kesimpulan

1) penerapan sistem HACCP di PT DEF memperoleh ranking B dalam SKP (Sertifikat Kelayakan Pengolahan) yang dikeluarkan oleh Departemen Kelautan dan Perikanan, hal itu disebabkan karena masih terdapat kekurangan dalam pelaksanaan HACCP tersebut. Khususnya disiplin para karyawan yang tertibat langsung dalam proses produksi dan kelengkapan persyaratan sanitasi kegiatan produksi.

2) Sebagian besar penyimpangan Yang terjadi pada saat Packing dan Labeling adalah rusaknya MC (Master carlon) dan kesalahan dalam pemberian label. Secara umum penyebab penyimpangan dan kerusakan dapat dibagi menjadi 3 buah yaitu metode, kondisi lingkungan, dan peka.

3) Akibat adanya penyimpangan pada saat Packing dan Labeling, PT DEF mengalami kerugian biaya sebesar Rp 12.500,00 dan kerugian waktu sebanyak 75 menit seIama 171 kai berproduksi.

Saran

1) Penerapan sistem HACCP secara umum masih perlu ditingkatkan. khususnya kedislplinan para pekerjaa yang terlibat langsung dalam proses produksi dan sanilasi yang mendukung kegiatan produksi produksi agar kualitas produk lebih dapat ditingkatkan lagi dan secara tertulis dapat memperoleh peringkat A, sehingga dapat lebih meyakinkan konsumen mengenai kualitas dan keamanan produk yang dihasilkan PT DEF.

2) Sistem pengawasan dan pengaturan mengenai pencatatan lebih diperketat agar tingkat penyimpangan dan penyebabnya saat proses packing dan labeling dapat mudah diketahui sehingga penyimpangan dengan sebab yang sama dapat dicegah pada proses produksi yang akan datang.

3) Perlu adanya peningkatan pengawasan dalam hal metode produksi, kondisi lingkungan produksi, dan kegiatan, sehingga pemborosan yang terikat adanya penyimpangan dalam berproduksi dapat dihilangkan. Peningkatan pengawasan dalam hal metode produksi mencakup pengawasan dalam perekatan Me, penambahan es, dan penetapan suhu ruang Cold Storage. Sedangkan untuk kondisi ingkungan produksi peningkatan pengawasan yang dilakukan meneakup peningkatan pengawasan terhadap kondisi lantai dan peningkatan pengawasan terhadap fluktuasi suhu Cold Storage. Kemudian untuk peningkatan pengawasan kegiatan pekea hal yang perlu dilakukan mencakup pemberian label dan pengangkutan hasil Packing.

DAFTAR PUSTAKA

Faisal, Sanapiah. 2003. Format -Format Penelitian Sosial. Jakarta. PT Raja Grafindo Persada.

Kusnadi MA. 2000, Nelayan Strategi Adaptasi dan Jaringan Sosial. Bandung.

Humaniora Utama Press. Mantra. 2000. Demografi Umum. Yogyakarta. Pustaka Pelajar.

Ariani, W. Dorothea. 2003. Pengendalian kualitas Statistik ( Pendekatan kuantitatif dalam manajemen kualitas ).

Gaspersz, Vincent. 1997. Manajemen Kualitas (penerapan konsep-konsep kualitas dalam Manajemen Bisnis Total). Jakarta Gramedia Pustaka Utama.

Suardi, Rudi. 2003. Sistem Manajemen mutu ISo 9000: 2000, Penerapan untuk mencapai TOM. Jakarta, lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen ( lPPM ) .