Metode Komunikasi Proyek Dalam Meningkatkan Daerah Aliran Sungai

Metode Komunikasi Proyek Dalam Meningkatkan Daerah Aliran Sungai

Oleh : Farroszy Safana Putra (J07-FARROSZY)

J07-FARROSZY, Kuis 08

(Sumber : Tugas Rekayasa Hidrology Farroszy Safana Putra)

Abstrak :

Teknologi informasi dan komunikasi merupakan suatu terminology yang mencakup semua teknologi yang digunakan untuk tujuan memanipulasikan dan mengkomunikasikan informasi. Terminologi ini digunakan dalam salah satu cabang dari ilmu teknologi informasi (Information and Communication Technology). Teknolgi informasi dan komunikasi berperan besar dalam meningkatkan daya saing dari industri-industri untuk memenuhi kebutuhan dari masyarakat, kebutuhan dari ekonomi dan khususnya dalam pertukaran informasi di dunia konstruksi yang mengaitkan hubungan komunikasi antara para pemangku kepentingan. (Schwalbe, 2010).

Istilah metode atau dalam bahasa Inggris "method" berasal dari bahasa Yunani "methodos" yang berarti rangkaian yang sistematis dan yang merujuk kepada tata cara yang sudah dibina berdasarkan rencana yang pasti, mapan dan logis.

Dalam teori komunikasi kunci sukses dalam berkomunikasi bukan terletak pada apa yang disampaikan tetapi lebih kepada bagaimana pesan tersebut disampaikan. Ini menyangkut dengan metode komunikasi apa yang tepat yang akan anda pakai (verbal, nonverbal, atau written/graphic).

Kata Kunci : Manajemen Konstruksi, Manajemen Komunikasi, Organisasi, Daerah Aliran Sungai.

Pendahuluan

Komunikasi merupakan proses dimana terjadi pertukaran informasi. Komunikasi didalam proyek konstruksi diperlukan tidak saja untuk kebutuhan interaksi, kolaborasi dan kooperasi antar anggota proyek namun lebih jauh lagi membantu untuk meyakinkan para manajer proyek bahwa aktivitas proyek dari hari ke hari sesuai dengan rencana yang ada. Komunikasi dalam proyek konstruksi dilakukan untuk memberikan kemudahan dan kejelasan dalam struktur organisasi baik pihak eksternal yaitu pemilik proyek, konsultan dan pihak internal proyek, yaitu pelaku proyek dan perusahaan. Komunikasi yang efektif dari informasi engineering meliputi keberadaan waktu informasi yang tepat saat dibutuhkan, isi dan kekuatan informasi, tambahan referensi informasi, kejelasan informasi, format, metode, model dari penyampaiannya. Untuk itu sangat diperlukan keterampilan berkomunikasi dalam pengelolaan proyek dibutuhkan karena berpengaruh atas keberhasilan pelaksanaan proyek dan berkepentingan terlaksananya program kerja, misi proyek dan misi perusahaan.

Permasalahan

Praktisi telah berulang kali menyebutkan bahwa proyek-proyek yang kekurangan komunikasi yang efektif pasti akan gagal. Manajemen komunikasi proyek melibatkan pembuatan, pengumpulan, dan penyimpanan informasi dalam suatu proyek. Cara yang berkembang pesat untuk mengelola proyek pengembangan perangkat lunak adalah manajemen proyek yang gesit, yang fokusnya adalah menyeimbangkan hasil kualitas dan distribusi informasi kemajuan proyek khususnya dalamproyek pembanguanan atau pengadaan sumber daya air.

Pembahasan

Daerah Aliran Sungai (DAS) secara umum didefinisikan sebagai suatu hamparan wilayah/kawasan yang dibatasi oleh pembatas topografi (punggung bukit) yang menerima, mengumpulkan air hujan, sedimen dan unsur hara serta mengalirkannya melalui anak-anak sungai dan keluar pada sungai utama ke laut atau danau. 

• Linsley (1991) mengatakan bahwa DAS sebagai “A river of drainage basin in the entire area drained by a stream or system of connecting streams such that all stream flow originating in the area discharged through a single outlet”. 
• Sementara Artikel Direktorat Kehutanan dan Konservasi Sumberdaya Air (2006) menyebutkan bahwa “A watershed is a geographic conserve soil and maximize the utilization of surface and subsurface water for crop production, and a watershed is also an area with administrative and property regimes, and farmers whose actions may affect each other’s interests”.

Dalam pendefinisian DAS pemahaman akan konsep daur hidrologi sangat diperlukan terutama untuk melihat masukan berupa curah hujan yang selanjutnya didistribusikan melalui beberapa cara seperti diperlihatkan pada Gambar. Konsep daur hidrologi DAS menjelaskan bahwa air hujan langsung sampai ke permukaan tanah untuk kemudian terbagi menjadi air larian, evaporasi dan air infiltrasi, yang kemudian akan mengalir ke sungai sebagai debit aliran.

Secara keseluruhan proyek dalam peningkatan DAS menemui enam masalah, yaitu :

1. Tuntutan lokal, 
2. Pengelolaan limbah padat, 
3. Konsensus politik, 
4. Kepemilikan, 
5. Adaptasi, 
6. Konflik penduduk taman.

Bagian penting dari strategi implementasi adalah Strategi Komunikasi Stakeholder atau Stakeholder Communications Strategy (SCS). SCS adalah bagian dari Strategi Partisipasi secara keseluruhan, karena metode ini secara aktif mendorong para pemangku kepentingan yang terkena dampak untuk terlibat dalam persiapan proyek dan kegiatan implementasi. SCS berfokus pada berbagi informasi dan konsultasi, dan membimbing komunikasi dengan para pemangku kepentingan selama implementasi proyek. Tujuan dan elemen kunci dari SCS adalah diseminasi informasi, pendidikan dan peningkatan kesadaran, mendorong dialog, dan mendorong perubahan perilaku.

Metode Komunikasi Utama untuk meningkatkan Komunikasi dalam proyek Bangunan Air adalah :

1. Pertemuan individu dan konsultasi langsung, 
2. Diskusi kelompok fokus dengan penduduk desa yang secara langsung dipengaruhi oleh proyek, 
3. Audiensi publik dan pertemuan (untuk AMDAL), 
4. Lokakarya pemangku kepentingan khusus, 
5. Pertemuan koordinasi dan kegiatan dengan tim komunikasi , dan 
6. Pertemuan yang sering dan berulang dengan personil kunci.

Keterlibatan antara anggota atau para pemangku kepentingan biasanya diinformasikan oleh seperangkat prinsip yang mendefinisikan nilai-nilai inti yang mendasari interaksi dengan para pemangku kepentingan. 

Prinsip-prinsip umum berdasarkan International Best Practice  meliputi:

J07-FARROSZY, Kuis 08

(Sumber : Tugas Manajemen Komunikasi Proyek Farroszy Safana Putra)

1. Komitmen ditunjukkan ketika kebutuhan untuk memahami, melibatkan dan mengidentifikasi komunitas diakui dan ditindaklanjuti pada awal proses;
2. Integritas terjadi ketika keterlibatan dilakukan dengan cara yang menumbuhkan rasa saling menghormati dan kepercayaan;
3. Rasa hormat dibuat ketika hak, kepercayaan budaya, nilai-nilai dan minat para pemangku kepentingan dan masyarakat sekitar diakui;
4. Transparansi ditunjukkan ketika keprihatinan masyarakat ditanggapi secara tepat waktu, terbuka, dan efektif;
5. Inklusivitas dicapai ketika partisipasi luas didorong dan didukung oleh peluang partisipasi yang tepat; dan
6. Kepercayaan dicapai melalui dialog yang terbuka dan bermakna yang menghormati dan menjunjung tinggi keyakinan, nilai, dan pendapat komunitas.

Untuk berkomunikasi secara efektif, tim proyek menggunakan seperangkat alat dan teknik yang relevan dengan proyek tertentu dan lingkungannya. Alat-alat dalam manajemen komunikasi proyek merujuk pada aplikasi perangkat lunak dan perangkat yang digunakan untuk membantu dalam pengumpulan dan distribusi informasi proyek. Teknik adalah metode yang digunakan untuk memungkinkan komunikasi dalam suatu proyek dan di antara para pemangku kepentingannya (Schwalbe, 2010).

Pemilihan alat dan teknik yang digunakan adalah tugas nontrivial yang dipengaruhi oleh sejumlah variabel. Beberapa variabel ini termasuk biaya, ketersediaan alat, keterampilan, dan jenis proyek (Mnkandla, 2008).

Alat dan Teknik yang dapat digunakan di dalam proyek :

· wiki proyek,
· manajemen konflik,
· status dan laporan kemajuan proyek,
· situs web proyek,
· blog proyek,
· email,
· rapat harian,
· iterasi,
· templat,
· visi,
· pertemuan awal,
· rencana manajemen komunikasi,
· pemilihan media komunikasi, dan komunikasi virtual

(Schwalbe, 2010; Vermeulen, Brereton, Lofthouse, Smith, Kehagia, Krafft, dan Baeten, 2009)

Manfaat penggunaan Teknologi Informasi dan Komputer dalam Proyek :

· Meningkatkan kinerja perusahaan atau organisasi,
· Mengatur dan mengelola informasi dengan lebih mudah,
· Memperluas jangkauan berbisnis,
· Menghemat biaya operasional,
· Meningkatkan posisi daya saing,
· Memperbesar keuntungan.

Kesimpulan

Kesuksesan dalam proyek adalah tentang cara komunikasi direncanakan dan diimplementasikan. Banyak yang mengatakan bahwa rencana komunikasi proyek yang baik menjadi kunci keberhasilan proyek rencana tersebut mungkin mencakup pemilihan alat dan teknik komunikasi proyek yang baik. Namun, bidang alat dan teknik komunikasi proyek tidak stagnan. Ini secara dinamis dipengaruhi baik oleh teknologi yang lebih baru, dan oleh konteks di mana proyek dilaksanakan. Ketika manajer proyek dan tim mereka merencanakan manajemen komunikasi proyek, sangat penting bagi mereka untuk secara serius mempertimbangkan alat dan teknik komunikasi yang paling disukai dan nyaman. Penggunaan alat yang tidak disukai oleh anggota tim dan pemangku kepentingan dapat menyebabkan hambatan yang tidak perlu untuk proyek.

Daftar Pustaka

Soeharto, I. Buku Manajemen Konstruksi PMBOOK

Schwalbe, 2010; Vermeulen, Brereton, Lofthouse, Smith, Kehagia, Krafft, dan Baeten, 2009. Jurnal DOI:10.1061/(ASCE)BE.1943-5592.0001330.©2018AmericanSocietyofCivilEngineers.

Dimyati, D. H., & Nurjaman, K. (2014). Manajemen Proyek. Yogyakarta: Pustaka Setia.

Duncan, W. R. (1996). A Guide to The Project Management Body of Knowledge. Sylva: PMI Communication.

Soeharto, I. (2002). Studi Kelayaan Proyek Industri . Jakarta : Erlangga.

Soeharto, I. 1999. Manajemen Proyek (Dari Konseptual Sampai Operasional ). Jakarta : Erlangga.

Arianie, G. P., & Puspitasari, N. B. (2017). Perencanaan manajemen proyek dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas sumber daya perusahaan (studi kasus : qiscus pte ltd).

Robby, L. Preparing the Bagmati River Basin Improvement Project Final Report Attachment - Stakeholder Communication Strategy.

Basnyat, D. B. Preparing the Bagmati River Basin Improvement Project Final Report Attachment - Stakeholder Communication Strategy.

Linsley (1991). Stakeholder Communication Strategy.

Artikel Direktorat Kehutanan dan Konservasi Sumberdaya Air (2006), diakses pada 27 April 2020, Pukul 19.03 WIB.

https://www.apm.org.uk/body-of-knowledge/delivery/integrative-management/organisation/ diakses pada 15 Maret 2020, Pukul 15.34 WIB.