Method of Problem Solving

Root Causes Analysis (RCA)

Root Cause Analysis (RCA) adalah alat yang populer digunakan oleh perusahaan yang menjalankan Lean Six Sigma. Lean Six Sigma adalah metodologi yang bergantung pada usaha tim kolaboratif untuk meningkatkan kinerja dengan sistematis menghapus limbah,

menggabungkan lean manufacturing/ perusahaan lean dan Six Sigma untuk menghilangkan delapan jenis limbah (muda): Transportasi, Inventory, Gerak, menunggu, Lebih dari produksi, Selama pengolahan, Cacat, dan Keterampilan. RCA adalah salah satu alat yang digunakan dalam inisiatif problem solving; untuk membantu tim menemukan akar penyebab (root cause) dari masalah yang kini sedang dihadapi.

Ada istilah yang sering digunakan pada root cause analysis yaitu “Why Why Analysis” (analisa kenapa kenapa) adalah suatu metode yang digunakan dalam root cause analysis dalam rangka untuk problem solving yaitu mencari akar suatu masalah atau penyebab dari defect supaya sampai ke akar penyebab masalah.

Berfikir pada Problem Solving

Istilah lain dari why why analysis adalah 5 whys analysis. Metoda root cause analysis ini dikembangkan oleh pendiri Toyota Motor Corporation yaitu Sakichi Toyoda yang menginginkan setiap individu dalam organisasi mulai level top management sampai shopfloor memiliki skill problem solving dan mampu menjadi problem solver di area masing-masing.

Beberapa Langkah yang diperlukan saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:

1. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
2.  Mengumpulkan team untuk brainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah. Dalam tahap ini, harus dilakukan analisa mendalam sebelum anda melangkah untuk melihat faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Untuk membuat Root Cause Analysis yang anda jalankan efektif, kumpulkanlah perwakilan-perwakilan dari setiap departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf garda depan), yang memahami situasinya. Orang-orang yang memang familiar dengan masalah tersebutlah yang mampu membantu anda mendapat pemahaman akan situasi saat ini. Untuk mempermudah, pada tahap ini anda bisa menggunakan metode CATWOE. Tool ini akan memberikan kemampuan untuk melihat sebuah situasi dari berbagai perspektif: yaitu Customer (pelanggan), Actor (karyawan yang terlibat), Transformation Process (proses yang mengalami masalah), World View (gambaran besar, dan area mana yang mengalami impact paling besar), Owner (process owner), dan Environmental Constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan mempengaruhi keberhasilan solusi yang akan dijalankan)
3.  Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat actual tempat, actual object, dan actual data
4.  Mulai bertanya menggunakan why why
5. Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah kalau ada jadwal rutin maintenance maka akan mudah buat maintenance untuk melakukan penggantian komponen secara rutin. Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya. Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya?
6.  Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur. Analisa proses identifikasi cause-effect anda dan yemukan kebutuhan akan perubahan dalam sistem yang lain. Hal lain yang juga sangat penting, lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, anda dapat menghindari/menghilangkan masalah sebelum mereka muncul ke permukaan. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan tool FMEA (Failure Mode and Effects Analysis). Alat ini dibuat untuk menganalisa resiko untuk mengidentifikasi titik-titik potensial dimana kesalahan bisa terjadi. FMEA juga merupakan alat yang baik untuk diterapkan di seluruh organisasi karena makin banyak sistem yang diawali dengan FMEA, semakin sedikit masalah yang akan terjadi yang membutuhkan RCA di masa depan
7.  Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera implementasikan solusinya
8.  Monitor terus performancenya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.

Bahan Pendukung:

http://www.leanindonesia.com/tag/root-cause/

artikel root cause analysys.com