WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM | WMS

Warehouse adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan bahan baku, persediaan dalam proses, barang jadi, persediaan, dan mungkin bagian perbaikan. Dari kata warehouse maka didapatkan istilah yang berkaitan dengan serangkaian kegiatan. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) mengatakan, “Kegiatan tersebut dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), storage (penyimpanan), dan information transfer (pemindahan informasi).”

Warehouse managemen bertujuan untuk mengontrol kegiatan penyimpanan yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah :

• Meminimalkan biaya-biaya yang ada dalam warehouse.
• Pengambilan dan pemasukan barang ke warehouse yang efektif dan efisien
• Kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di warehouse.

Sistem informasi mengenai manajemen warehouse sering disebut dengan warehouse management system (WMS). Menurut Roy L, Harmon (1993), “Sistem warehouse haruslah sederhana dan mudah dimengerti dengan tujuan : menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan customer service, menurunkan inventory hingga tingkat terendah, meningkatkan produktifitas dari perusahaan.”

Kegiatan Warehouse

Mengoperasikan warehouse melibatkan beberapa kegiatan pengolahan,dan keefektifitas operasional gudang tergantung seberapa baik hal ini dilakukan. Kegiatan ini sebagai berikut :

• Receive goods. Warehouse menerima dengan baik barang dari luar dan menerima tanggung jawab dari barang tersebut. Hal ini berarti warehouse harus :
• Periksa barang dari pesanan dan tagihannya
• Periksa jumlahnya
• Periksa kerusakan dan isi laporan kerusakan jika perlu
• Periksa kondisi barang jika dibutuhkan

• Identify the goods. Identifikasi barang dengan stok unit penyimanan yang sesuai (SKU) nomor bagian dan catat jumlah yang diterima.
• Dispatch goods to storage. Barang disortir dan disingkirkan.
• Hold goods. Barang disimpan dalam gudang dan dijaga dengan benar sampai dibutuhkan.
• Pick goods. Barang yang dibutuhkan dari stok harus dipilih dari penyimpanan dan dibawa ke bagian marshalling
• Marshal the shipment. Barang yang terdapat dalam satu pesanan dibawa bersama dan diperiksa dari kelalaian atau eror.  Catatan pesanan diperbarui.
• Dispatch the shipment. Pesanan dikemas, dokumen pengiriman disiapkan, dan barang dimuat di kendaraan yang tepat.
• Operate an information system. Laporan harus dijaga untuk setiap barang di stok yang menunjukan kuantitas ditangan, kuantitas yang diterima, kuantitas yang dikeluarkan dan lokasi digudang. Sistem dapat senderhana, tergantung sedikit mungkin informasi yang ditulis dan ingatan manusia, atau mungkin dengan yang canggih yaitu sistem berbasis komputer.

Modul Umum WMS

Pada WMS harus ada modul - modul yang tersedia di dalamnya, seperti:

•  Inventory Control System, yang berguna mengecek/melacak ketersedian barang berdasarkan identitas barang di setiap lokasi dan site. Yang di maksud identitas barang yaitu. ( Lokasi, Site, Nomor Seri, Nomor PO, Kode Pemasok, Tanggal Penerimaan, Tanggal Pengiriman, Quantity, Pallet, dan Pelanggan.
• Barcode Scanner, berguna untuk membaca identitas barang sehingga setiap barang tersebut dapat di ketahui identitasnya secara cepat dan akurat. Selain itu barcode scanner ini berfungsi sebagai alat untuk membantu pengurangan dan penambahan stok barang secara real time pada gudang pusat dan gudang - gudang cabang jika ada proses transaksi barang keluar dan masuk.
• Floating Location System, berfungsi untuk penempatan barang yang bisa ditempatkan di lokasi yang berbeda-beda di gudang.  Gudang yang memakai sistem ini adalah gudang yang modern dan computer-base Dengan floating location system dan warehouse management system, barang bisa ditempatkan dimana saja asalkan lokasi tersebut diupdate di system. Jadi semua barang harus sudah tertempel barcode yang berisi kode unik /packing list dan case dari barang tersebut
• Gridding System, suatu warehouse yang baik harus mempunyai grid / lokasi-lokasi didalam gudang yang telah dipetakan untuk penempatan barang-barang. Gridding system yang baik adalah membagi gudang seperti papan catur. Satu Grid biasanya berukuran 3m x 3m. Satu grid dibagi lagi menjadi 3 sub grid contoh A, B, C.

Manfaat WMS

• Mempercepat proses Lead Time, hal ini akan berpengaruh besar pada proses manufacturing dan deliver to customer.
• Mengetahui seluruh proses transaksi yang terjadi pada gudang dan jumlah stok setiap barang dengan cepat dan akurat secara real time. 
• Mengatur proses (FIFO,LIFO,FEFO)
• Dapat menghitung waktu setiap proses lead time, hal ini akan berpengaruh pada perhitungan produtivitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.
• Mengatur lokasi penyimpanan barang sesuai jumlah barang dan jenis barang sehingga tertata secara optimal.
• Memudahkan perhitungan persediaan barang secara berkala.
• Dapat melacak persedian barang secara cepat dan akurat di setiap lokasi dan site. 

Panduan Penataan Barang

Gudang yang baik yaitu gudang yang memiliki WMS yang dapat mengatur penataan barang, sehingga mempermudah dalam proses pencarian barang. Berikut penaataan barang yang harus di   perhatikan :

• Pemisahan area Full Case dan area Partial.
• Pengelompokan berdasarkan ABC
• Pengelompokan barang-barang  yang sejenis
• Pengelompokan barang-barang yang sama fungsinya
• Pengelompokan barang-barang yang saling berhubungan berdekatan atau satu area
• Pengelompokan barang fast moving dalam satu area
• Pemisahan barang Return / reverse stock di area yang terpisah
• Pemisahan barang sesuai Project / Customer

Daftar Pustaka

• J. R. Tony Arnold, Introduction to Material Management, 6th ed., Pearson Prentice Hall, 2008
• Yunarto, Holy Icun dan Martinus Getty Santika (2005). Bussines Concept Implementation. Series In Inventory Management. Elex Media Komputindo, Jakarta.
• http://bobitriyanto.blogspot.co.id/2014/11/warehouse-management-system-wms.html. (ON-LINE). 2014